Als accountantskantoor staan wij in voor de verwerking van een groot volume aan gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens. In dit kader delen wij u het volgende mee.  

De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking op u in uw hoedanigheid van klant van Helsen Accountants BV, maar ook op u als zakelijke relatie van onze klanten (zoals in het geval u leverancier of klant bent van onze klant). In elk geval dienen wij u als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden op het volgende te wijzen: 

1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. 

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Helsen Accountants BV, vertegenwoordigd door de heer Patrick Helsen, bestuurder. 

De zetel van de verantwoordelijke is gelegen op de maatschappelijke zetel van onze vennootschap.   

De verantwoordelijke is ingeschreven bij het ITAA.  Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u een e-mail richten aan patrick@helsen.be 

2. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens. 

Helsen Accountants BV verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: 

1. Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten. 

1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient Helsen Accountants BV met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres; 

2° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient Helsen Accountants BV betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres; 

De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art. 33 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten). 

2. De op Helsen Accountants BV rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv: BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.  

De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie. 

3. Uitvoering van een overeenkomst betreffende accountantskundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit. 

Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als accountant/ fiscalist niet naar behoren uitvoeren. 

3. Welke persoonsgegevens en van wie? 

In het kader van de onder ‘2’ vermelde doeleinden kan Helsen Accountants BV de volgende persoonsgegevens verwerken: voornaam, naam, e-mailadres, biometrische gegevens (kopie E-ID of paspoort), adres, ondernemingsnummer nationaal nummer, huwelijksstatus, identiteit, leeftijd en aantal kinderen; 

In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Taxonweb worden onder meer ook volgende gegevens verwerkt: kinderen, lidmaatschap vakbond of politieke organisaties, medische gegevens, roerende en onroerende eigendommen, informatie m.b.t. echtscheidingen en persoonlijke inkomsten & uitgaven; 

Helsen Accountants BV verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebben aangeleverd. Helsen Accountants BV verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers. 

De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale), tax-on-web, myminfin, CRS en dergelijke. 

De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt ‘2’ vermelde doeleinden. De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties. 

4. Ontvanger van gegevens 

Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third serviceproviders voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal Helsen Accountants BV de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde. 

Helsen Accountants BV doet een beroep third serviceproviders voor: 

• e-accountantssoftware alsook andere professionele software en een bijhorende portalen waarin de persoonsgegevens verwerkt worden zoals (niet-exhaustief) Kluwer software, Exact Online, Silverfin, Autofisc, AdminPulse, Clearfacts 

• wanneer beroepsmatig vereist, een beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris, advocaat …) 

Helsen Accountants BV kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren.  

Helsen Accountants BV kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van Helsen Accountants BV, van haar klanten, van haar website en/of van U te verdedigen en/of te beschermen.  

5. Veiligheidsmaatregelen. 

Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft Helsen Accountants BV procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring.  

6. Bewaringstermijn 

1. Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017 (zie 2.A.) 

Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten. 

Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.  

2. Andere persoonsgegevens 

De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de accountantswetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving. 

3. Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet. 

7. Rechten van toegang, rectificatie, vergetelheid, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar, niet-profilering en betreffende kennisgeving veiligheidsgebreken 

1. Betreffende de persoonsgegevens die wij moeten bewaren in toepassing van de Wet van 18 september 2017. 

Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van de cliënten.  

Ter zake dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017: 

“Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken. 

Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet. 

De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.  

Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.” 

Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 8.) 

7.2. Alle andere persoonsgegevens  

Voor de toepassing van uw rechten betreffende alle andere persoonsgegevens kan u steeds contact nemen met de heer Patrick Helsen.

8. Klachten 

Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door Helsen Accountants BV kan U een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: 

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer 

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel 

Tel: +32 (0)2 274 48 00 

Fax: +32 (0)2 274 48 35 

E-mail: commission@privacycommission.be  

URL: https://www.privacycommission.be